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Safety and Security for Business Travelers

posted by Damaris Torres on December 19, 2016

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SAFETY AND SECURITY FOR BUSINESS TRAVELERS              

The US Department of Justice’s website «https://www.fbi.gov/file-repository/business-travel-brochure.pdf/view» informed that travelers should take measures while traveling outside the United States. Below, we include a  summary of recommendations for business travelers.

Before Travel:

  •  Scan your passport, travel itinerary, driver’s license and credit cards. Send a copy to your email address to access the information in case it is lost or stolen.
  •  Plan your wardrobe so it is not offensive to locals, nor draw unwanted attention to yourself. Travelers who project an image of wealth are the target of robberies and other crimes. Do not wear costly accessories or expose your nationality.
  • Leave a detailed itinerary with your family and in your office that includes a contact list for foreign host in the event of an emergency. Register your trip to the embassy or consulate of your country.
  • Consult your doctor in advance of any treatment you must do before you leave for travel and obtain medical identification wristbands that inform health personnel about illnesses or allergies. 
  • Check the Internet for travelers’ warnings and advice services in your country. 
  • “Clean up” your laptop and smart phone before traveling to ensure that they do not contain confidential contact, research or personal information. Back up all information and leave it at home. Or better yet, consider leaving your laptop or cell phone at home and use a “clean” version that does not contain sensitive information.
  • Use updated versions of antivirus, spyware, security patches, and firewalls. It is known that some entities in foreign countries have imposed false security updates when a user connects to the local network. They then install malware and spyware on the user’s computer.
  • Never place valuables or electronic devices in checked baggage.
  • Plan your transportation in advance.
  • Know who to call in case you have a problem. Obtain the phone number and address of your country’s embassy or consulate in the country you plan to visit.

During your stay: 

  • Protect your passport
  • Do not set a routine or always follow the same route
  • Use authorized taxis, not unknown
  • Do not show off wealth or your corporate identity
  • Do not carry large amounts of cash
  • Do not leave drinks unattended, someone can put you a drug that causes amnesia and sleep
  • Beware of new acquaintances who seek to obtain information to get you involved in what could become a compromising situation
  • Pay attention to your surroundings, conversations may not be private or secure
  • Do not leave electronic devices unattended
  • Delete your Internet history after each use
  • Do not start sessions on public networks such as the ones in cafeterias or hotels 

Upon Return:

  • Review your system access with your company’s Information Security Officer
  • Change all your passwords including your voicemail and check electronic devices for malware. 

What can a risk manager do to help you?

Travel is an integral part of commercial activities in our global economy and, as such, must be carried out taking into account the rules of citizen duty.   According to On Call International LLC, 80% of business travelers think their companies have a legal obligation to protect them when traveling abroad. That means companies must be prepared to respond quickly and effectively to any incident related to travel, health problems, natural disasters, political turmoil and terrorism.

There are insurance products available such as business travel accident insurance and kidnap and ransom policies that provide travel assistance and safety advice.

Ultimately, however, it is important that globetrotters rely on local information. Prevention is better so that your international business trips are successful, protected and safe.


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SEGURIDAD Y PROTECCIÓN EN VIAJES DE NEGOCIO

 El sitio web del Departamento de Justicia de EE.UU. « ttps://www.fbi.gov/file-repository/business-travel-brochure.pdf/view» dice que los viajeros de negocios deben tomar precauciones cuando viajan al exterior. A continuación incluimos un resumen de las recomendaciones para todos los viajeros de negocios:

Antes de viajar:

Escanee su pasaporte, el itinerario de viaje, la licencia de conducir y las tarjetas de crédito. Envíe una copia a su dirección de correo electrónico para tener acceso a la información en caso de que se pierdan o fuesen robados.

  • Planifique su vestimenta de modo que no sea ofensiva ni llame demasiado la atención. Los viajeros que proyectan una imagen de riqueza son blanco de robos y otros delitos. No lleve accesorios de apariencia costosa ni haga alarde de su nacionalidad.
  • Deje un itinerario detallado a su familia y en su oficina que incluya una lista de contactos para sus anfitriones extranjeros en caso de emergencia. Registre su viaje ante la embajada o el consulado de su país.
  • Consulte a su médico con suficiente antelación acerca de cualquier tratamiento que deba realizar antes de salir de viaje y obtenga pulseras de identificación médica que informen al personal sanitario sobre enfermedades o alergias que padezca.
  • Consulte en Internet las advertencias a los viajeros y los servicios de asesoramiento de su país.
  • «Limpie» su laptop y su teléfono inteligente antes de viajar a fin de asegurarse de que no contengan información confidencial de contactos, de investigación o personal. Realice una copia de seguridad de toda la información y déjela en su casa. O mejor aún, considere la posibilidad de dejar su laptop o su teléfono celular en su casa y utilice una versión «limpia» que no contenga información confidencial.
  • Utilice versiones actualizadas de antivirus, spyware, parches de seguridad y firewalls. Se sabe que algunas entidades en países extranjeros han impuesto actualizaciones de seguridad falsas cuando un usuario se conecta a la red local. Luego instalan malware y spyware en la computadora del usuario.
  • Nunca coloque objetos de valor ni dispositivos electrónicos en el equipaje facturado.
  • Planifique su transporte con antelación.
  • Sepa a quién llamar en caso de tener algún problema. Obtenga el número telefónico y la dirección de la embajada o consulado de su país en el país que planea visitar.

 Durante su estadía:

  • Proteja su pasaporte.
  • No establezca una rutina ni siga siempre la misma ruta.
  • Utilice taxis autorizados, no desconocidos.
  • No haga alarde de riqueza ni de su identidad corporativa.
  • No lleve consigo grandes sumas de dinero.
  • No deje bebidas sin supervisión, alguien puede colocarle una droga que provoque amnesia y sueño.
  • Tenga cuidado de los nuevos conocidos que procuren obtener información personal o que intenten involucrarlo en alguna situación comprometedora.
  • Preste atención a su alrededor, es posible que las conversaciones no sean privadas ni seguras.
  • No deje dispositivos electrónicos sin supervisión.
  • Elimine su historial de Internet después de cada uso.
  • No inicie sesiones en redes públicas como las de las cafeterías o los hoteles.

 Al regresar:

  • Revise su acceso al sistema con el jefe de Seguridad Informática de su compañía.
  • Cambie todas las contraseñas, incluso la del correo de voz y verifique sus dispositivos electrónicos a fin de detectar malware.

¿Qué puede hacer un gerente de riesgos para ayudarlo?

Los viajes son una parte integral de las actividades comerciales en nuestra economía global y, como tales, deben realizarse teniendo en cuenta las normas del deber de cuidado. De acuerdo con On Call International LLC, el 80% de los viajeros de negocios piensa que sus compañías tienen la obligación legal de protegerlos cuando viajan al exterior. Eso significa que las compañías deben estar preparadas para responder rápida y eficazmente ante cualquier incidente relacionado con los viajes, problemas de salud, desastres naturales, agitación política y terrorismo.

Existen productos de seguros disponibles como las pólizas de accidentes de viajes de negocios y de secuestro y rescate que brindan asistencia durante el viaje y asesoramiento sobre seguridad.

Sin embargo, en última instancia, es importante que el trotamundos cuente con información local. Más vale prevenir para que sus viajes de negocios internacionales sean exitosos, protegidos y seguros.

 

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